由 dawei
小王是某考试中心的考务人员，每次考前都要将全部考生的详细资料按考场顺序打印出来，即一个考场打印一张清单，这样便于核对和存档。平时考生较少时，采用Excel的插入分页符功能，将每个考场分页，然后打印，虽说实施起来较麻烦但还能对付。可这次参考人员近3000人，考场有90多个，如果按照上述方法没有大半天时间是完成不了任务的。正当小王一筹莫展之际，同事小张提供了一个非常简单的办法：用分类汇总轻松实现考场清单打印。结果不到30分钟，小王就将一份精致的考场清单交到了领导的办公桌上。想知道他用的什么方法吗？我们一起来看看。
图1是考生的详细资料，从图1中可以看出，准考证的编排是有一定规律的，其最后四位数由考场号和座位号组成，要使考场清单按照考场号汇总，关键是要另设一个新字段。
图1
在G1单元格输入“考场号”，在G2单元格输入公式“=”第”&&MID(C2,8,2)&&”考场””，按〔Enter〕键确认之后再将该公式往下拖动复制到相应单元格，在G列中就自动生成了考生所在的考场号，执行结果如图2所示。对于没有按照考场号排序的，还需按照考场号和准考证号字段进行排序后，再进行分类汇总。
图2
将光标停放在数据中任一单元格，执行“数据→分类汇总”命令，弹出如图3所示的“分类汇总”对话框。在分类字段下拉框中选中“考场号”，汇总方式为“计数”，选定“考场号”作为汇总项，将“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”、“汇总结果显示在数据下方”三个复选框选中，最后按下〔确定〕按钮。
图3
出现如图4所示的效果，此时只要按下〔打印预览〕按钮就可查看打印效果。不过此时打印效果还不是十分理想，我们还需对工作表进行格式设定，如插入页眉、页脚，在每页设定标题行打印及页面设置等，为使30人的考场清单尽量占满一页，我们还需增加行高及字号等等。一切准备就绪后，就可以打印了。
图4